Auch mit der E-Rechnung ab 2025 bleibt die geprüfte USt-IdNr. zentral für Steuerfreiheit und Vorsteuerabzug. vatshaker validiert USt-IdNrn. automatisiert und dokumentiert sie revisionssicher.
Thorsten Went
Head of Digitalisation Tax, Baker Tilly
Gamze Dedehayir
Junior Manager Indirect Tax (VAT), Baker Tilly
2. Januar 2026
Ab dem 1. Januar 2025 beginnt in Deutschland die verpflichtende Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich. Für Unternehmer bedeutet das nicht nur technische Umstellungen, sondern auch eine erhöhte Prüfpflicht hinsichtlich der umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Im Mittelpunkt steht weiterhin die korrekte Angabe und Prüfung der USt-IdNr., deren Bedeutung durch die digitale Rechnungsstellung keineswegs abnimmt.
Gemäß § 14 Abs. 1 UStG gelten künftig strukturierte elektronische Rechnungen (z. B. im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format) als Standard. Die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gilt ab dem 1. Januar 2025 zunächst nur eingeschränkt. Kleine Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro sind bis einschließlich 2026 von der E-Rechnungspflicht befreit. Eine flächendeckende Verpflichtung zur E-Rechnung wird ab 2027 erwartet (vgl. § 27 Abs. 39 UStG-E). Papier- oder PDF-Rechnungen erfüllen dann nur noch eingeschränkt die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. In der Praxis muss die USt-IdNr. des Leistungsempfängers auf der E-Rechnung vorhanden sein, sofern es sich um steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen handelt. Auch bei innerdeutschen B2B-Leistungen gewinnt die qualifizierte Prüfung der USt-IdNr. an Relevanz, um Scheingeschäfte und Missbrauch vorzubeugen. Bei rein innerdeutschen B2B-Leistungen ist die Angabe einer USt-IdNr. nicht zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Dennoch gewinnt sie im Rahmen der digitalen Rechnungsprüfung an Bedeutung, etwa zur Plausibilitätskontrolle der Unternehmereigenschaft und zur Risikoprävention (z. B. § 25f UStG).
Die gesetzliche Grundlage findet sich im § 14 UStG sowie in der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age), deren Umsetzung auf EU-Ebene auch Auswirkungen auf das deutsche Umsatzsteuerrecht haben wird. Die Einführung eines einheitlichen, grenzüberschreitenden elektronischen Meldesystems ist bereits geplant. Zudem sind Prüfungsmaßnahmen zur Vermeidung von Umsatzsteuerausfällen auf dem Vormarsch.
Unternehmer müssen ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme nicht nur technisch anpassen, sondern auch organisatorisch sicherstellen, dass eine qualifizierte Prüfung der USt-IdNr. erfolgt – idealerweise automatisiert, regelmäßig und dokumentiert. Nur so können sie sich im Zweifelsfall auf die Steuerfreiheit oder den Vorsteuerabzug berufen. Fehlerhafte oder fehlende USt-IdNr.-Angaben führen regelmäßig zur Versagung der Steuerbefreiung bzw. zum Verlust des Vorsteuerabzugs.
Der VAT Shaker ermöglicht es, USt-IdNrn. automatisiert und massenhaft zu validieren, dokumentiert das Ergebnis revisionssicher im XML-Export und bietet damit eine valide Grundlage für korrekte Rechnungsangaben und künftige digitale Berichtspflichten. Der VAT Shaker bietet neben der Massenprüfung auch eine automatische Statuswarnung bei veralteten oder ungültigen USt-IdNrn., wodurch fehlerhafte Eingaben bei der E-Rechnungserstellung präventiv erkannt und korrigiert werden können – ein entscheidender Vorteil bei zunehmender digitaler Kontrolle durch Finanzbehörden.
Entwurf eines BMF-Schreibens v. 25.06.2025 zur E-Rechnung als Ergänzung zum BMF-Schreiben v. 15.10.2024