Eine vollständige und korrekte ZM ist Voraussetzung für die Steuerfreiheit; fehlerhafte oder ungültige USt-IdNrn. können zur Versagung und zu Bußgeldern bis 5.000 € führen. vatshaker prüft USt-IdNrn. vorab im Batch und verhindert Fehler in der Meldung.
Thorsten Went
Head of Digitalisation Tax, Baker Tilly
Gamze Dedehayir
Junior Manager Indirect Tax (VAT), Baker Tilly
17. Dezember 2025
Die A-GmbH liefert regelmäßig Waren an verschiedene Abnehmer innerhalb der EU. Dabei erfolgen die Lieferungen regelmäßig an Kunden innerhalb der EU unter Angabe deren USt-IdNrn. Die Warenbewegung wird durch entsprechende Frachtunterlagen belegt. Eine innergemeinschaftliche Lieferung nach § 6a UStG liegt grundsätzlich vor. Allerdings übersieht die Buchhaltung mehrfach, die erforderliche Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG) abzugeben. Bei einer späteren Außenprüfung verweigert das Finanzamt die Steuerfreiheit und erhebt Umsatzsteuer nach. Die A-GmbH argumentiert, dass die Voraussetzungen sachlich dennoch erfüllt gewesen seien.
Nach § 4 Nr. 1 b) UStG i.V.m. § 6a Abs. 1 Nr. 3 UStG ist eine Lieferung nur dann steuerfrei, wenn der Unternehmer seiner Verpflichtung zur Abgabe einer vollständigen und richtigen ZM nachkommt. Die Zusammenfassende Meldung dient der Kontrollmitteilung an den Ansässigkeitsstaat des Abnehmers. Sie enthält die USt-IdNr. des Leistungsempfängers sowie die Höhe der steuerfreien Lieferung. Gemäß § 18a Abs. 10 UStG kann die Steuerfreiheit versagt werden, wenn die ZM nicht oder unrichtig abgegeben wird und keine hinreichende Begründung erfolgt. Der EuGH hat in seiner Rechtsprechung betont, dass formale Verstöße wie fehlende Meldungen nicht automatisch zur Versagung der Steuerfreiheit führen dürfen, sofern der materielle Tatbestand der innergemeinschaftlichen Lieferung zweifelsfrei erfüllt ist (EuGH, Urt. v. 09.02.2017 – C‑21/16 „Euro Tyre BV“). Dennoch behält die Finanzverwaltung ein Versagungsrecht, wenn der Unternehmer trotz mehrfacher Aufforderung keine ordnungsgemäße Meldung vorlegt. Zusätzlich zur möglichen Versagung der Steuerfreiheit kann eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 1 Nr. 1 UStG vorliegen, wenn die ZM nicht fristgerecht abgegeben wurde. Das Gesetz sieht hierfür eine Geldbuße von bis zu 5.000 € vor.
Für die Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen reicht es nicht aus, dass der physische Warenfluss und die Abnehmer-USt-IdNr. stimmen. Auch die fristgerechte Abgabe der ZM ist unerlässlich. Die USt-IdNrn. der Kunden sollten regelmäßig überprüft und archiviert werden. Werden Abweichungen festgestellt, z. B. durch Ablauf der Gültigkeit oder Adressänderung, ist eine zeitnahe Korrektur der ZM erforderlich. Zudem sollte die Gefahr einer Bußgeldverhängung nach § 26a UStG in Höhe von bis zu 5.000 € ernst genommen und durch prozessuale Sicherstellungen vermieden werden.
Der VAT Shaker hilft Unternehmen, bereits vor der Abgabe der ZM sicherzustellen, dass alle verwendeten USt-IdNrn tatsächlich gültig sind. Ungültige oder fehlerhafte USt-IdNrn werden klar gekennzeichnet, sodass sie vorab korrigiert oder geklärt werden können. Die automatisierte Prüfung verhindert fehlerhafte Meldungen an das Bundeszentralamt für Steuern und damit potenzielle Ordnungsgelder nach § 26a UStG.