Die Gültigkeit der USt-IdNr. zum Lieferzeitpunkt bleibt materielle Voraussetzung; die Abfrage dient nur als Beweis. vatshaker protokolliert auch fehlgeschlagene Abfrageversuche mit Zeitstempel und schützt so vor Bußgeldern bei Systemausfällen.
Thorsten Went
Head of Digitalisation Tax, Baker Tilly
Gamze Dedehayir
Junior Manager Indirect Tax (VAT), Baker Tilly
10. Dezember 2025
Ein Unternehmer plant am Tag der Lieferung eine qualifizierte USt-IdNr.-Abfrage, um die Steuerfreiheit für eine innergemeinschaftliche Lieferung nach § 6a UStG sicherzustellen. Doch das BZSt-Portal bzw. das VIES-System ist aufgrund technischer Probleme vorübergehend nicht erreichbar. Eine Abfrage ist nicht möglich. Die Lieferung erfolgt dennoch unter Berufung auf Steuerfreiheit. Tage später zeigt sich: Die USt-IdNr. war zum Lieferzeitpunkt nicht gültig.
Die Gültigkeit der USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Lieferung ist eine materielle Voraussetzung für die Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen nach § 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG i. V. m. Art. 138 MwStSystRL.
Die qualifizierte Abfrage über das BZSt dient jedoch ausschließlich Nachweiszwecken und dient als Beweismittel für den guten Glauben des Unternehmers, z. B. im Rahmen von Vertrauensschutz (§ 6a Abs. 4 UStG, BFH, Urt. v. 11.03.2020 – XI R 38/18).
Fehlt die materielle Voraussetzung (z. B. weil die USt-IdNr. ungültig war), wird die Steuerfreiheit versagt – unabhängig von der Sorgfalt des Unternehmers. Es kommt dann zur Umsatzsteuer-Nachveranlagung sowie ggf. Nachzahlungszinsen nach § 233a AO. Bußgelder (§ 378 AO) oder Haftungstatbestände (§ 25e UStG) treffen den Unternehmer aber nur, wenn er gegen seine Prüfpflichten verstößt – etwa durch:
Der VAT Shaker dokumentiert jeden Abfrageversuch mit Zeitstempel – auch wenn die Abfrage aufgrund eines Downtime nicht erfolgreich durchgeführt werden konnte. Diese Protokolle belegen gegenüber Finanzamt oder Strafbehörden, dass der Unternehmer alles Zumutbare getan hat, um die USt-IdNr. zu prüfen.
So hilft der VAT Shaker nicht, eine ungültige USt-IdNr. „zu retten“, aber er schützt vor Sanktionen, weil er dokumentiert:
Die Lieferung bleibt dann zwar steuerpflichtig, aber der Unternehmer kann Bußgelder und steuerstrafrechtliche Konsequenzen vermeiden, da er seine Sorgfaltspflichten nachweisbar erfüllt hat.