Eigene USt-IdNr. unter Kontrolle: Warum Unternehmer auch ihre eigenen USt-IdNrn. regelmäßig prüfen sollten

Kurz & Knapp

• Eigene USt-IdNr. ist materielle Voraussetzung für Steuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Verbringungen.
• Auch in der Abnehmerrolle ist die korrekte IdNr.-Verwendung essenziell, z. B. bei Reverse-Charge oder Reihengeschäften.
• Vatshaker prüft eigene und fremde IdNrn. automatisiert – ideal bei mehreren EU-Registrierungen.

Sachverhalt

Beispiel 1 – OSS & Fulfillment:

Ein deutscher Onlinehändler nutzt Warenlager in Polen und Spanien zur schnelleren Belieferung seiner B2C-Kunden. Er meldet seine Umsätze über das OSS-Verfahren. Dabei übersieht er, dass seine eigene USt-IdNr. für Polen zwischenzeitlich infolge einer fehlenden Meldung beim dortigen Finanzamt gelöscht wurde. Die innergemeinschaftliche Verbringung nach Polen gilt damit nicht mehr als steuerfreie Lieferung – es entsteht Umsatzsteuer im Ursprungsstaat und Erwerbsteuer in Polen, wobei der Vorsteuerabzug gefährdet ist.

Beispiel 2 – Abnehmerrolle in B2B-Lieferkette:

Ein österreichischer Maschinenbauer bezieht Ware von einem französischen Lieferanten. Er nennt seine österreichische USt-IdNr., um eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung zu ermöglichen. Die USt-IdNr. war allerdings wegen einer Umstrukturierung (Formwechsel zur GmbH) gelöscht worden. Das französische Unternehmen weist nun Umsatzsteuer aus – und der österreichische Unternehmer riskiert, diese mangels ordnungsgemäßer Rechnungsstellung nicht als Vorsteuer geltend machen zu können.

Entscheidung / Rechtslage

Die eigene USt-IdNr. ist zwingende materielle Voraussetzung für bestimmte steuerfreie Vorgänge im Binnenmarkt (z. B. innergemeinschaftliche Lieferung nach § 6a UStG, innergemeinschaftliches Verbringen nach § 3 Abs. 1a UStG). Fehlt sie oder ist sie ungültig, wird die Lieferung steuerpflichtig.

Auch im B2B-Bereich trägt der Abnehmer Mitverantwortung für die Richtigkeit der verwendeten USt-IdNr. – insbesondere bei Reverse-Charge-Sachverhalten (Art. 196 MwStSystRL, § 13b UStG). Eine ungültige USt-IdNr. kann zu steuerlichen Nachteilen und Haftung führen.

Im Mehrwertsteuer-Digitalpaket (seit 01.07.2021) regelt § 18i UStG das OSS-Verfahren, das jedoch keine innergemeinschaftlichen Verbringungen umfasst – diese sind weiterhin im Ursprungs- und Lagerstaat zu deklarieren. Eine gültige USt-IdNr. ist hierfür unerlässlich.

Praxishinweis

Viele Unternehmer prüfen regelmäßig nur die USt-IdNr. ihrer Geschäftspartner – nicht aber ihre eigene. Dabei kann es schnell zu Problemen kommen, z. B. durch:

• Umstrukturierungen, Umfirmierungen oder Verschmelzungen
• fehlerhafte oder abgelaufene ausländische Registrierungen
• automatische Deregistrierung bei fehlender Mitwirkung oder Inaktivität

Gerade bei mehreren EU-Registrierungen (z. B. Lager in mehreren Staaten, Amazon FBA, B2B-Einkäufe mit Reverse Charge) ist die laufende Prüfung der eigenen USt-IdNrn. entscheidend.

Vatshaker bietet hier regelmäßige Prüfung der eigenen USt-IdNrn., Massendokumentation, XML-Export und revisionssichere Archivierung.

Quellen

Quick-Fix-Verordnung (VO (EU) 2018/1912)

Erläuterungen zu den Mehrwertsteuervorschriften für den elektronischen Geschäftsverkehr (2021)

EuGH, Urt. v. 06.09.2012 – C-273/11 „Mecsek Gabona“

EuGH, Urt. v. 21.06.2012 – C-80/11 & C-142/11 „Mahagében/Dávid“